Selitev pisarn je organiziran prenos poslovnih prostorov – pisarniškega pohištva, računalniške opreme, dokumentacije in arhiva – na novo lokacijo, pri čemer mora delo podjetja teči s čim krajšim zastojem. Uspeh je odvisen predvsem od treh stvari: pravočasnega načrta, ustrezne zaščite opreme in izkušenega selitvenega servisa, ki selitev izvede po urniku podjetja, po potrebi tudi čez vikend.
Na kratko:
- S pripravami na selitev pisarne začnite vsaj 6–8 tednov prej, pri večjih podjetjih 2–3 mesece prej.
- Pred izbiro izvajalca zahtevajte brezplačen ogled prostorov in pisno ponudbo s specifikacijo stroškov.
- Preverite, ali je selitev zavarovana in ali sta demontaža ter montaža pohištva vključeni v ceno.
- IT opremo, dokumentacijo in težke predmete, kot so blagajne in fotokopirni stroji, načrtujte posebej.
- Selitev po delovnem času ali čez vikend pomeni najmanj izpada poslovanja.
Kaj vse obsega selitev pisarn?
Selitev pisarne je precej več kot prevoz škatel z ene lokacije na drugo. Profesionalna selitev pisarn običajno vključuje:
- dostavo kartonske embalaže nekaj dni pred selitvijo,
- zaščito pisarniškega pohištva za prenos in transport,
- demontažo, označevanje in ponovno montažo miz, omar in regalov,
- varen prenos računalnikov, zaslonov, tiskalnikov in druge IT opreme,
- selitev dokumentacije in arhiva po vnaprej dogovorjenem vrstnem redu,
- prenos težkih predmetov, kot so blagajne, varnostne omare in fotokopirni stroji,
- postavitev opreme v novih prostorih, razpakiranje in odvoz embalaže.
Pri večjih selitvah je pomembno tudi, da ima izvajalec ustrezno opremo, na primer transportni viličar za prenos težkega pohištva po stopnicah ali iz objektov brez dvigala.
V čem se selitev pisarne razlikuje od selitve stanovanja?
Pri selitvi stanovanja gre predvsem za osebne stvari in udobje družine. Pri selitvi podjetja pa je vsaka ura zastoja strošek: zaposleni ne morejo delati, stranke pa pričakujejo, da bo podjetje ves čas dosegljivo. Zato mora biti načrtovanje bistveno bolj natančno.
| Področje | Selitev stanovanja | Selitev pisarn |
|---|---|---|
| Glavni cilj | Varen prevoz osebnih stvari | Čim krajši izpad poslovanja |
| Termin | Običajno med tednom | Pogosto po delovnem času ali čez vikend |
| Oprema | Pohištvo, gospodinjski aparati | Delovna mesta, IT oprema, arhiv, blagajne, fotokopirni stroji |
| Usklajevanje | Ena družina | Vodstvo, zaposleni, IT, upravnik stavbe, najemodajalec |
| Občutljivost | Lomljivi predmeti | Poslovna dokumentacija in podatki |
Časovnica: kako načrtovati selitev pisarne
- 2–3 mesece prej: določite osebo, odgovorno za selitev, preverite odpovedni rok najemne pogodbe in pridobite tloris novih prostorov.
- 6–8 tednov prej: naročite oglede pri selitvenih servisih, primerjajte ponudbe in izberite izvajalca. Dogovorite se za datum in uro selitve.
- 4 tedne prej: obvestite stranke, dobavitelje in partnerje ter pripravite spremembo naslova v uradnih evidencah, na spletni strani, v e-poštnih podpisih in na Googlovem profilu podjetja.
- 2 tedna prej: uredite arhiv, odstranite odvečne dokumente in opremo ter prevzemite embalažo. Z upravnikoma obeh stavb se dogovorite za uporabo dvigala in prostor za parkiranje kombija.
- 1 teden prej: zaposleni pospravijo svoje delovne prostore, škatle pa označijo po načrtu novih prostorov (oddelek, pisarna, delovno mesto).
- Dan pred selitvijo: naredite varnostno kopijo podatkov, izklopite računalnike in označite kable.
- Po selitvi: preverite opremo po popisu, preizkusite omrežje in tiskalnike ter morebitne pomanjkljivosti takoj sporočite izvajalcu.
Kako izbrati selitveni servis za selitev pisarn?
Izbira izvajalca je najpomembnejša odločitev v celotnem procesu. Dober selitveni servis vam pomaga že pri načrtovanju, ne le na dan selitve. Pri izbiri preverite:
- Brezplačen ogled: resen izvajalec si pred ponudbo ogleda prostore ter oceni količino in zahtevnost selitve.
- Pisno ponudbo: ponudba naj vsebuje specifikacijo stroškov, da veste, kaj plačujete.
- Zavarovanje: vprašajte, ali je selitev zavarovana in kaj zavarovanje krije.
- Izkušnje s poslovnimi selitvami: povprašajte po referencah pri podjetjih in javnih ustanovah.
- Lastno opremo in ekipo: transportna vozila, zaščitno embalažo, orodje za demontažo in opremo za težka bremena.
- Prilagodljiv urnik: možnost selitve po delovnem času ali čez vikend.
- Celovito storitev: embalažo, demontažo, transport, montažo in odvoz odpadne embalaže pri enem izvajalcu.
Pri primerjavi ponudb ne glejte le končne cene. Nižja ponudba brez zavarovanja ali brez montaže pohištva se lahko na koncu izkaže za dražjo.
Koliko stane selitev pisarne?
Enotne cene za selitev pisarne ni, saj je strošek odvisen od več dejavnikov:
- količine opreme in števila delovnih mest,
- nadstropja in dostopnosti dvigala na obeh lokacijah,
- razdalje med starimi in novimi prostori,
- obsega demontaže in montaže pohištva,
- števila težkih predmetov, kot so blagajne in varnostne omare,
- termina selitve in potrebnega časa.
Najbolj natančno oceno dobite po ogledu prostorov, zato naj izvajalec pred pripravo ponudbe pride na ogled.
Najpogostejše napake pri selitvi pisarn
- Prepozno naročilo selitve: termini ob koncu meseca in čez vikend so pri dobrih izvajalcih hitro zasedeni.
- Neoznačene škatle: brez jasnih oznak zaposleni prvi dan v novih prostorih iščejo svoje stvari, namesto da bi delali.
- Selitev IT opreme brez načrta: brez varnostne kopije in označenih kablov se lahko vzpostavitev delovnih mest zavleče za več dni.
- Pozabljeni dostopi: zasedeno dvigalo ali manjkajoč prostor za parkiranje kombija lahko selitev podaljša za več ur.
- Podcenjeni težki predmeti: blagajn in fotokopirnih strojev ne prenašajte sami, saj brez ustrezne opreme tvegate poškodbe ljudi, tal in stopnišč.
Selitev pisarn v Ljubljani in po Sloveniji
V Ljubljani selitve pogosto otežujejo starejše stavbe brez dvigala, ozka stopnišča in omejen dostop z vozili v središču mesta. Zato je pomembno, da ima izvajalec izkušnje z lokalnimi razmerami in ustrezno opremo.
Eden od izvajalcev, specializiranih tudi za poslovne selitve, je Expert selitve (EXPERT EZ d.o.o.) iz Ljubljane. Selitve pisarn izvaja za manjša in večja podjetja, mednarodne družbe in javne ustanove, med referencami pa navaja tudi veleposlaništva, konzulate, šole in občine. Postopek se začne z brezplačnim ogledom prostorov, sledita načrt selitve s specifikacijo stroškov in zaščita opreme, selitev pa poteka po urniku stranke, tudi čez vikend. Storitev pokriva Ljubljano in vso Slovenijo, selitev pa je zavarovana.
Pogosta vprašanja o selitvi pisarn
Koliko časa traja selitev pisarne?
Odvisno od velikosti pisarne in količine opreme. Manjšo pisarno z nekaj delovnimi mesti je pogosto mogoče preseliti v enem dnevu, večja podjetja pa selitev razdelijo na več faz ali jo izvedejo čez vikend.
Ali je mogoče pisarno preseliti čez vikend?
Da. Številni selitveni servisi selitev pisarn izvedejo čez vikend ali po delovnem času, tako da podjetje v ponedeljek nadaljuje delo v novih prostorih.
Kdo poskrbi za embalažo?
Pri celoviti storitvi selitveni servis pred selitvijo dostavi kartonsko embalažo, po selitvi pa odpelje odpadno embalažo.
Ali je oprema med selitvijo zavarovana?
Pri profesionalnih izvajalcih je selitev praviloma zavarovana. Pred potrditvijo ponudbe vseeno preverite, kaj zavarovanje krije in do kakšne višine.
Kako preseliti računalnike in IT opremo?
Pred selitvijo naredite varnostno kopijo podatkov, fotografirajte priklope in označite kable. Selitveni servis poskrbi za varen prenos in transport opreme, za ponovno vzpostavitev omrežja pa je smiselno, da je ob selitvi prisoten vaš IT skrbnik.
Kdaj naročiti selitveni servis?
Oglede in ponudbe naročite 6–8 tednov pred želenim datumom, pri večjih podjetjih še prej. Tako imate dovolj časa za primerjavo ponudb in pripravo zaposlenih.
Zaključek
Uspešna selitev pisarn je rezultat dobrega načrta, jasne komunikacije z zaposlenimi in izbire izkušenega izvajalca. Če s pripravami začnete pravočasno, zahtevate ogled in pisno ponudbo ter selitev izvedete izven delovnega časa, bo podjetje v novih prostorih delovalo že naslednji delovni dan.